La technologie a joué un rôle important dans la montée du nombre de personnes travaillant à distance, les taux du télétravail ayant augmenté au cours de ces dernières années.
Un sondage publié par TINYpulse, intitulé « Ce que les leaders ont besoin de savoir au sujet des travailleurs à distance », a révélé que 37 % des travailleurs interrogés profitent des options de travail à distance, contre 9 % seulement en 1995. Le travail à distance comporte de nombreux avantages à la fois pour les employés que pour les entreprises. Par exemple, 91 % des répondants estiment qu’ils sont plus productifs en travaillant à domicile, tandis que pour les entreprises, moins de bureaux représentent moins de frais généraux et une empreinte carbone réduite. Cependant, pour que cette installation de travail soit un succès, une communication claire et fréquente est essentielle. Dans le sondage, 52 % des employés déclarent avoir des contacts avec leur superviseur direct une fois ou plusieurs fois par jour. 34 % affirment avoir des contacts seulement une fois par semaine. Plus inquiétant encore, 10 % des employés ont dit qu’ils parlaient à la direction directe seulement une fois par mois, tandis que 3 % ont révélé qu’ils n’étaient jamais en contact avec leur hiérarchie directe.
Si vous avez un bureau, mettre en place un système pour garder vos ordinateurs connectés est relativement simple, mais il est important de choisir les bons outils pour une connectivité sûre lorsqu’il s’agit de mettre en réseau plusieurs ordinateurs (les modèles Cat 6E LAN). Mais si vous ne disposez pas d’un espace de travail central et si vous comptez sur des télétravailleurs, rester connecté peut s’avérer plus difficile.
Il existe certaines mesures que les entreprises peuvent prendre pour rester en contact beaucoup plus facilement :
Utiliser la technologie pour suivre et enregistrer automatiquement l’activité
Les outils web comme ActiveCollab et Asana permettent aux utilisateurs de se connecter et de gérer les tâches, ce qui facilite la collaboration et le partage de fichiers. Un outil de traçage comme TimeCamp permettent de suivre automatiquement le temps passé et la productivité. Enfin, l’application WhenIWork est un système complet qui permet de gérer le suivi des heures de travail.
Rester en contact
Les applications de chat comme Skype réduisent la quantité d’e-mails qui circulent sur internet, et les fonctionnalités comme les discussions de groupe permettent à tout le monde de se connecter en temps réel. S’assurer que tout le monde est connecté signifie que les questions peuvent être répondues en quelques minutes, ou même en quelques secondes.
Utiliser FaceTime
L’utilisation de FaceTime, de Hangouts ou de Skype pour la visioconférence peut améliorer le moral et les communications. De nombreuses entreprises ayant un grand nombre de télétravailleurs auront des appels vidéo tout au long de la semaine. En plus de ces outils, des logiciels comme GoToMeeting ont été spécialement conçus pour permettre aux gens d’assister à des réunions de façon virtuelle. Cela permet aux employés de faire des présentations et de participer à des réunions depuis n’importe quel endroit.
Mettre en œuvre la technologie Cloud
Une fois que le Cloud sera mis en place, les entreprises qui possèdent du personnel dans différents endroits peuvent utiliser ce système pour globaliser les communications. Cela peut être réalisé en utilisant la technologie existante, ou avec un nouveau système créé sur mesure en fonction de la taille de votre organisation.